Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Wir sind Verantwortlicher für Ihre Kontodaten (Registrierung, Login, Abrechnung) und für den Besuch unserer Website.
Anders ist es bei den Inhalten, die ein Unternehmen mit VoiceField verarbeitet: Kontakte und Ansprechpartner, Deals, Sprach-Memos, Transkripte, E-Mail-Entwürfe, Dokumente und Aufgaben. Über diese Daten entscheidet das Unternehmen, das VoiceField nutzt. Es ist dafür Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach seinen Weisungen, auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).
Sind Sie Mitarbeiter eines Unternehmens, das VoiceField einsetzt, oder Kunde eines solchen Unternehmens, richten Sie Anfragen zu diesen Inhalten bitte an das Unternehmen. Wir unterstützen es bei der Beantwortung.
VoiceField ist ein voice-first CRM-Werkzeug für den Außendienst. Nach einem Kundengespräch nimmt der Nutzer ein kurzes Sprach-Memo auf. Dieses wird automatisch in Text umgewandelt, von einer KI analysiert und daraus werden CRM-Einträge (Kontakte, Deals, nächste Aktionen) sowie E-Mail-Entwürfe erzeugt.
Dabei verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontodaten | Registrierung, Login, Account-Verwaltung. Die freiwillig angegebene Telefonnummer setzen wir als Kontaktangabe unter Ihren Namen in E-Mail-Entwürfe und auf Dokumente (Angebote, Rechnungen), die Sie mit VoiceField erstellen. | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Sprachaufnahmen | Transkription, KI-Analyse, CRM-Befüllung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Transkripte & CRM-Daten | Speicherung und Nutzerverwaltung im CRM | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| E-Mail-Entwürfe | Automatische Nachbereitung des Gesprächs | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) |
| Server-Logs | Sicherheit, Fehlerdiagnose | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) |
| Fehlermeldungen (Sentry) | Produktstabilität, Fehlerbehebung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) |
Wir setzen folgende Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten:
Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Zweck: Betrieb der Backend-Server (Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland)
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen)
Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Zweck: Die Datenbank läuft auf unseren Servern bei Hetzner (Abschnitt 4.1). Sprachaufnahmen, Dokumente (PDF) und Firmenlogos speichern wir im Hetzner Object Storage.
Verarbeitungsort: Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Der Speicher ist nicht öffentlich zugänglich; Dateien werden nur über zeitlich begrenzte, signierte Links ausgeliefert.
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen)
Deepgram, Inc., 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA
Zweck: Umwandlung der Sprachaufnahmen in Text (Nova-3, Deutsch)
Verarbeitungsort: EU. Wir nutzen Deepgrams EU-Endpoint, für den Deepgram das Hosting in der EU garantiert; Anfragen werden nicht außerhalb der EU verarbeitet.
Audio-Daten werden zur Transkription an Deepgram übermittelt und über Deepgrams EU-Endpoint in der EU verarbeitet. Deepgram, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) einschließlich der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCCs) haben wir bei Deepgram angefordert; er ist noch nicht abgeschlossen. Bis dahin stützen wir eine etwaige Übermittlung in die USA auf Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO (Notwendigkeit zur Vertragserfüllung). Wir haben der Teilnahme an Deepgrams Programm zur Modellverbesserung widersprochen: Deepgram speichert die Aufnahmen nur für die Dauer der Transkription und nutzt sie nicht zum Training eigener Modelle.
Anthropic, PBC, 548 Market St #86710, San Francisco, CA 94104, USA
Zweck: Extraktion von CRM-Daten (Kontakte, Deals, nächste Aktionen) aus dem Transkript, Erkennung der Gesprächssituation (z. B. Folgetermin, Zusage), Erstellung von E-Mail-Entwürfen und Nachfass-Mails sowie Tages- und Verhandlungs-Briefings
Eingesetztes Modell: Claude Sonnet (Anthropic)
Drittlandübertragung: USA · Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum, DPA) mit Anthropic abgeschlossen · Standardvertragsklauseln (SCCs) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Übermittelte Daten: Transkripte sowie die dafür nötigen CRM-Daten (z. B. Name und Unternehmen des Kontakts, Deal-Titel und -Stand, Zusammenfassungen früherer Gespräche, bei Briefings Kennzahlen). Sprachaufnahmen werden nicht an Anthropic übermittelt. Anthropic verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erfüllung der Anfrage (kein Training auf Kundendaten gemäß Anthropic API-DPA).
Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA
Zweck: E-Mail-Versand. Dazu gehören die von Ihnen freigegebenen E-Mails an Ihre Kontakte, Angebote und Rechnungen als PDF-Anhang, Team-Einladungen, Aufgaben-Erinnerungen sowie Bestätigungen und Systembenachrichtigungen. Auch eine Demo-Anfrage über das Formular auf voicefield.de wird per Resend an uns zugestellt. Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und Anhänge der jeweiligen E-Mail.
Drittlandübertragung: USA · Standardvertragsklauseln (SCCs) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
Functional Software, Inc. (Sentry), 45 Fremont Street, San Francisco, CA 94105, USA
Zweck: Automatische Erfassung und Analyse von Anwendungsfehlern
Konfiguration: Speicherung in der EU-Region (Frankfurt)
Übermittelte Daten: Fehlermeldungen mit technischen Angaben (Stack-Traces, App- und OS-Version, betroffene Funktion, technische Kennungen wie Datensatz-IDs). Wir übermitteln keine Gesprächsinhalte, Transkripte oder E-Mail-Adressen bewusst an Sentry; die Übermittlung von IP-Adressen und Nutzerdaten ist abgeschaltet. Vollständig ausschließen lässt sich nicht, dass eine Fehlermeldung im Einzelfall einen Ausschnitt verarbeiteter Daten enthält.
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterkonzern: Google LLC, USA)
Zweck: Pseudonyme Reichweitenmessung auf voicefield.de (Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunftsquelle) zur Verbesserung des Angebots. Dazu setzt Google Cookies (u. a. _ga) mit einer zufälligen Kennung; die IP-Adresse wird von Google gekürzt.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für das Speichern und Auslesen der Cookies § 25 Abs. 1 TDDDG) — das Script wird technisch erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner aktiv zugestimmt haben, nicht vorher
Drittlandübertragung: USA · Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Beim Widerruf löschen wir die Analytics-Cookies auf voicefield.de. Ohne Einwilligung wird kein Analytics-Script geladen und keine Verbindung zu Google aufgebaut.
Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich
Zweck: Umwandlung von Transkripten und Gesprächsnotizen in Zahlenvektoren (Embeddings), damit VoiceField frühere Gespräche mit einem Kunden wiederfinden und bei Folgeterminen berücksichtigen kann. Für diese Suche wird ein neues Transkript schon vor Ihrer Freigabe an Mistral übermittelt; gespeichert wird ein Embedding erst nach der Freigabe.
Verarbeitungsort: EU (Frankreich). Mistral AI setzt eigene Unterauftragsverarbeiter ein (Liste: trust.mistral.ai/subprocessors); soweit dabei Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO)
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag)
Hinweis: Mistral AI nutzt die übermittelten Daten nicht zum Training eigener Modelle.
Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland (Mutterkonzern: Stripe, Inc., USA)
Zweck: Abwicklung von Abonnements und Zahlungen, sobald Sie einen kostenpflichtigen Tarif buchen. Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer, IBAN) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir erhalten sie nicht.
Übermittelte Daten: E-Mail-Adresse, eine interne Kennung Ihres Unternehmens, gebuchter Tarif und Anzahl der Plätze; Name und Rechnungsadresse geben Sie bei Stripe selbst ein
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Drittlandübertragung: Stripe, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend Standardvertragsklauseln
In folgenden Fällen werden personenbezogene Daten in den USA verarbeitet:
Deepgram (Abschnitt 4.3) und Sentry (Abschnitt 4.6) haben ihren Sitz außerhalb der EU, verarbeiten die Daten aber in Rechenzentren in der EU. Ein Zugriff aus einem Drittland lässt sich dabei nicht vollständig ausschließen. Für Sentry gelten dafür die EU-Standardvertragsklauseln; für Deepgram siehe Abschnitt 4.3 (Vertrag angefordert, noch nicht abgeschlossen).
Für die USA hat die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO erlassen (EU-U.S. Data Privacy Framework). Er gilt für Unternehmen, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind. Soweit ein Empfänger nicht zertifiziert ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Auf Anfrage stellen wir Ihnen Kopien der abgeschlossenen SCCs zur Verfügung.
Webhooks: Tragen Sie in VoiceField eigene Webhook-Ziele ein (z. B. Zapier oder Make), übermitteln wir die von Ihnen gewählten Ereignisdaten an diese Adresse. Ob dabei Daten in ein Drittland gelangen, hängt von dem Dienst ab, den Sie selbst auswählen.
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Kontodaten (E-Mail, Name, Passwort-Hash, Telefonnummer) | Bis zur Löschung des Nutzerkontos |
| Sprachaufnahmen (Audio-Dateien) | 90 Tage nach der Aufnahme, danach automatische Löschung. Früher, wenn der Account gelöscht wird oder der Nutzer aus seinem Team ausscheidet (siehe unten). Das Transkript bleibt erhalten. |
| Transkripte und CRM-Daten | Bis zur manuellen Löschung oder Account-Löschung. Im Team: solange das Unternehmen sie benötigt (siehe unten) |
| E-Mail-Entwürfe | Bis zur manuellen Löschung oder Account-Löschung |
| Server-Zugriffsprotokolle | Fortlaufend überschrieben: Die Protokolle werden nach Größe rotiert (höchstens ca. 30 MB je Dienst), ältere Einträge automatisch gelöscht |
| Datenbank-Backups | Maximal 14 Tage (automatische Rotation) |
| Audit-Log-Einträge | Dauerhaft, jedoch anonymisiert nach Account-Löschung (DSGVO-Konformität, keine Rückführbarkeit auf Personen) |
Den Inhalt einer Sprachaufnahme hält VoiceField im Transkript fest. Die Audio-Datei selbst brauchen wir danach nur noch für eine begrenzte Zeit, etwa um eine Stelle noch einmal nachzuhören. Deshalb löschen wir jede Sprachaufnahme 90 Tage nach der Aufnahme automatisch und endgültig (Grundsatz der Datenminimierung und Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO). Transkript, KI-Auswertung und die daraus entstandenen CRM-Daten bleiben erhalten. In der App steht bei jeder Aufnahme, an welchem Tag sie gelöscht wird.
Ihren Account löschen Sie über „Account löschen" in den App-Einstellungen. Was dann passiert, hängt davon ab, ob Sie VoiceField allein oder in einem Team nutzen:
Dasselbe gilt, wenn ein Manager Sie aus dem Team entfernt. Ihr Login bleibt dann bestehen.
Beitritt zu einem Team mit eigenen Daten: Treten Sie mit einem bisher allein genutzten Account einem Team bei, wählen Sie, ob Ihre Kontakte, Deals und Memos in das Team übergehen oder gelöscht werden. Dokumente und Rechnungen werden in beiden Fällen gelöscht, nachdem Sie bestätigt haben, Ihren Datenexport heruntergeladen zu haben.
Was andere im Team sehen: Manager und Innendienst sehen die Memos des Teams mit Transkript und Autor sowie die daraus entstandenen CRM-Daten. Abspielen kann eine Sprachaufnahme in der App nur, wer sie aufgenommen hat. Der Datenexport des Unternehmens (für Manager) enthält alle Daten des Teams einschließlich der noch vorhandenen Sprachaufnahmen.
Damit der Manager übernommene Kontakte neu verteilen kann, werden sie vorübergehend mit „Übernommen von <Ihr Name>" gekennzeichnet. Die Kennzeichnung wird entfernt, sobald der Manager die Zuständigkeit für den Kontakt neu festgelegt hat.
Anonymisierte Audit-Log-Einträge bleiben erhalten, lassen sich aber nicht mehr Ihrer Person zuordnen.
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen. Self-Service: Account-Löschung direkt in der App. Nutzen Sie VoiceField im Team eines Unternehmens, gelten für Geschäftsunterlagen die Regeln in Abschnitt 6.
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Sie können verlangen, Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format zu erhalten. Manager können alle Daten ihrer Firma im Web-Dashboard unter Einstellungen → „Datenexport“ selbst herunterladen (ZIP mit JSON, CSV, PDFs und Sprachaufnahmen).
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: dev@voicefield.de
Wir bearbeiten Anfragen innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unseren Sitz in Baden-Württemberg ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Königstraße 10a
70173 Stuttgart
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:
VoiceField befindet sich derzeit im geschlossenen Beta-Betrieb. Funktionen und Datenverarbeitungsprozesse können sich noch ändern. Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Datenschutzrechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail informieren.
VoiceField setzt Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) ein, um Ihnen die folgenden Funktionen bereitzustellen:
| KI-Funktion | Eingesetztes System | Zweck | Menschliche Kontrolle |
|---|---|---|---|
| Sprachtranskription | Deepgram Nova-3 | Umwandlung von Sprache in Text | Transkript ist vor Freigabe einsehbar |
| CRM-Extraktion | Anthropic Claude | Erkennung von Kontakten, Deals, nächsten Schritten | Nutzer prüft und gibt frei (HITL-Pflichtschritt) |
| Situationserkennung | Anthropic Claude | Einordnung des Gesprächs (z. B. neuer Kontakt, Folgetermin, Zusage) und Vorschlag der nächsten Schritte | Nutzer sieht den Vorschlag bei der Freigabe und kann ihn ändern |
| E-Mail-Entwurf | Anthropic Claude | Erstellung einer Follow-up-E-Mail aus dem Gesprächskontext | Nutzer prüft, bearbeitet und gibt frei — kein automatischer Versand |
| Nachfass-Mails | Anthropic Claude | Entwürfe für eine vom Nutzer gestartete Nachfass-Serie | Jede Mail liegt als Entwurf bereit, versendet wird nur nach Prüfung durch den Nutzer |
| Tages- und Verhandlungs-Briefing | Anthropic Claude | Kurze Zusammenfassung von Kennzahlen bzw. Vorbereitung eines Verhandlungstermins | Reine Information, löst keine Aktion aus; keine Bewertung von Mitarbeitern |
| Suche im Gesprächsverlauf | Mistral (Embeddings) | Frühere Gespräche mit einem Kunden wiederfinden | Nur unterstützend, keine eigene Aktion |
Die von VoiceField eingesetzten KI-Systeme sind gemäß Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act) als KI-System mit begrenztem Risiko eingestuft. Es handelt sich nicht um ein Hochrisiko-KI-System nach Anhang III des EU AI Acts, da VoiceField keine Entscheidungen über Personen trifft, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkungen entfalten.
In Erfüllung der Transparenzpflichten nach Art. 50 EU AI Act weisen wir darauf hin, dass die in VoiceField angezeigten E-Mail-Entwürfe und CRM-Extraktionen durch KI-Systeme generiert werden. Die App kennzeichnet KI-generierte Inhalte direkt in der Benutzeroberfläche. Kein KI-Ergebnis wird ohne Ihre ausdrückliche Freigabe in Ihre CRM-Daten übernommen oder versendet.
VoiceField ist nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip (HITL) konzipiert. Transkript, CRM-Extraktion und Vorschläge werden zunächst als Entwurf gespeichert, damit Sie sie prüfen können. In Ihre Kontakte und Deals übernommen und versendet wird erst nach Ihrer Freigabe; E-Mails gehen nie automatisch hinaus. Briefings sind reine Zusammenfassungen und lösen keine Aktion aus.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren (z. B. bei neuen Diensten oder geänderten Rechtslagen). Die aktuelle Version ist stets unter dieser URL abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte:
Steven Harr
E-Mail: dev@voicefield.de
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